One Minutes

【初級編】議事録について【役割・ポイント】

今日は大切だけどついついサボってしまいがちな議事録について解説していきます。

議事録の種類

皆さん議事録と聞くと身構えてしまうかもしれませんが、一口に議事録と言ってもフォーマルなものからカジュアルなものまで様々な種類があると考えております。

  • 取締役会資料
  • プロジェクト進捗まとめ
  • 定例会議
  • 営業メモ
  • 社内ブレスト
  • etc…

このように挙げればキリがありません。

要は”他者との打ち合わせ内容の記録”であれば全て議事録になると考えています。

議事録の役割

ではなぜ議事録を作成するのでしょうか。議事録には組織の生産性を向上させる効果があると考えており、その主な役割は以下の2点です。

  • 情報共有
  • エビデンス

議事録を作成することで[何が決まったのか][何をするのか]など曖昧になってしまっていることが形式知化されます。

これによってプロジェクトを円滑に進められるだけでなく、後々揉め事が発生する可能性を減らすこともできます。

議事録のポイント

冒頭ご紹介した通り議事録には様々な種類があるため、統一フォーマットはありません。しかし”抑えるべきポイント”は存在します。

  1. 会議名
  2. 開催日時
  3. 出席者
  4. 会議の目的、課題
  5. 決定事項
  6. 補足や次回予定

ざっと以上の項目をおさえておけば問題ないと思います。
中でも[③出席者][⑤決定事項]は非常に重要なので抜け漏れないように気をつけましょう。

議事録作成手順

いきなり会議中に議事録ポイントだけを書き残すのは非常に困難です。
まずは打ち合わせ中に上述のポイントに沿った内容のメモを残しておきましょう。

それを打ち合わせ終了後にまとめた方が抜け漏れなくキレイに議事録作成することができます。

当社は議事録DXサービス「One Minutes」を開発しております。
議事録作成・整理・共有について課題を抱えている方は是非お試しください。

\面白いと思ったら/

記事のシェア & Twitter のフォロー をお願いします!

@proglearn

COMMENT

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です