エッセイ

仕事の優先順位はどうやってつけた良い??オススメの方法3選

こんにちは、ProgLearn;編集部です。

皆さん仕事でタスク抱えすぎて困った経験ないですか?

ひとつのことに集中するはずだったのに、色々な人からお願い事をされて、

結局振り返ってみたら当初やるはずだった仕事を全く出来ていない。

私はこんな経験日常茶飯事でした。

そこで皆さんにはタスク優先順位付けの方法をご紹介します!

1.Low Hanging Fruit:「成果をより早く楽に出せる仕事」を優先的に順位づけする

「ロー・ハンギング・フルーツ( Low Hanging Fruit )」という言葉をご存知ですか?

「フルーツ」という単語には成果という意味もあり、「(低いところにぶら下がっている)簡単に手に届く成果」のことを意味します。

わざわざ高いところについているフルーツをとろうとすると時間も手間もかかります。まずは手に届くフルーツから手にとる方が合理的だという考えです。

この方法の場合、以下の通りマトリクスを作成して自分のタスクを割り振りましょう。

Y軸:実施が簡単、大変

X軸:成果が大きい、小さい

最初に取り掛かるべきは「実施が簡単」「成果が大きい」仕事です。

2番目が「実施が簡単」「成果が小さい」仕事

3番目が「実施が大変」「成果が大きい」仕事

最後が「実施が大変」「成果が小さい」仕事です。

カルロス・ゴーンも著書の中で、「成果が人を動機づけ、動機づけられるとさらなる努力をする」と話しています。

成果を出せば出すだけ次の成果への動機づけにも繋がるということです。

まずは早く成果を出すために、成果に直結する仕事を優先的に行うことを意識してみてください。

2.長期的な成果にとって重要なタスクから先にスケジューリングする

世界でも有名な経営コンサルタントのスティーブン・コヴィー氏は、仕事を「重要度」と「緊急度」の面から4つの領域に整理しています。

第1領域:重要且つ緊急

第2領域:重要だが緊急ではない

第3領域:重要ではないが緊急

第4領域:重要でないし緊急でもない

コヴィー氏は「重要だが緊急でない仕事(第2領域)が疎かになっている人が多い」と主張しています。

多くの人が緊急性を優先し、そのタスクが重要なのかそうでないのかを判断せずに行う傾向があります。

緊急で重要、そして重要でないタスクを行うことは容易ですが、緊急でなく、重要なタスクのために時間を作って実行することが難しいのです。

ついつい目の前に現れた仕事、緊急度の高い仕事や納期の設定されている仕事に追われ、本当に重要な仕事が後回しになっているというのは、誰もが反省しなければならないポイントですよね。

3.中途半端な仕事は思い切って捨てる

成果に大きく貢献しない中途半端な仕事については、他の人に任せてしまいましょう!

中途半端な仕事というのは、例えば過剰に見栄えを意識した社内資料や必要以上の接待などです。

「もしかしたらいずれ必要になるかもしれない」、「目的は見えないけど慣習だからやる」といったような仕事は、ためらわずに ToDo リストから外してください。

「現象の80%は20%の原因からできている(パレートの法則)」という考えはご存知でしょうか。
「ある一部の原因が大きな現象を起こしている」ということです。

これは仕事の優先順位付けにも繋がります。
仕事の成果 80% を実現するには、20% のタスクが影響するという考えです。

その20%にフォーカスできるかどうかが分かれ目です。それができれば仕事をこなせばこなすほどより早く多くの成果を出すことが可能になります

最後に

仕事の優先順位付けはとても難しいです。

なので本日紹介した方法が少しでも皆さんのお役にたてば幸せです!

「優先順位の決定には、いくつか重要な原則がある。すべて分析ではなく勇気に関わるものである。第一に、過去ではなく未来を選ぶ。第二に、問題ではなく機会に焦点を合わせる。第三に、横並びではなく独自性をもつ。第四に、無難で容易なものではなく変革をもたらすものを選ぶ」

P・F・ドラッカー